Kilometeradministratie en voertuigtracking: wat moet je vastleggen?

Kilometeradministratie nog op een kladblokje? Dat lijkt misschien praktisch, maar het kost vaak meer tijd dan je denkt. Ritten worden vergeten, kilometerstanden sluiten niet aan en bij een controle moet alles alsnog worden uitgezocht.

Een goed systeem begint niet bij een app of kastje. Eerst moet duidelijk zijn waarom je registreert. Voor de bijtelling gelden andere regels dan voor de btw. Voor een kilometervergoeding heb je weer andere informatie nodig. En zodra je medewerkers via gps volgt, komt de privacywetgeving erbij.

Een rit kan fiscaal verschillend worden behandeld

Dezelfde rit van huis naar een vaste werkplek is voor de loonheffing zakelijk, voor de btw prive en voor de pseudo-eindheffing vanaf 2027 weer prive.

Welke gegevens horen in een sluitende rittenregistratie?

Wil je aantonen dat een auto van de zaak op kalenderjaarbasis niet meer dan 500 kilometer prive is gebruikt? Dan moet de registratie controleerbaar en volledig zijn.

• Merk, type en kenteken van de auto;
• De periode waarin de auto ter beschikking stond;
• Per rit de datum, beginstand en eindstand van de kilometerteller;
• Vertrekadres en aankomstadres;
• De gereden route als die afwijkt van de gebruikelijke route;
• Of de rit zakelijk of prive was;
• De privekilometers van een omweg als zakelijk en prive in een rit zijn gecombineerd.

Een afspraak in de agenda of alleen een lijst met klantnamen is niet genoeg. De kilometerstanden moeten aansluiten en de ritten moeten logisch te controleren zijn met agenda’s, werkbonnen, tankbeurten, laadtransacties en onderhoudsfacturen.

De grens van 500 privekilometers

De grens geldt per kalenderjaar. Staat de auto maar een deel van het jaar ter beschikking, dan wordt de grens naar tijdsgelang berekend. Krijgt een werknemer na elkaar meerdere auto’s, dan worden de privekilometers in beginsel samen bekeken. Bij meerdere auto’s die tegelijk ter beschikking staan, moet de beoordeling per auto worden gemaakt.

De werknemer kan bij de Belastingdienst een Verklaring geen privegebruik auto aanvragen. Daarmee mag de werkgever de bijtelling achterwege laten, zolang de verklaring geldig is en er geen aanwijzingen zijn dat de grens wordt overschreden. De werknemer blijft verantwoordelijk voor het bewijs. De werkgever moet wel ingrijpen als hij weet of redelijkerwijs moet weten dat de verklaring niet klopt.

Bij bestelauto’s zijn er extra mogelijkheden

Voor een bestelauto zijn er situaties waarin een volledige rittenregistratie niet nodig is. De voorwaarden zijn strikt; kies dus bewust welke regeling je gebruikt.

• Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto: de bestelauto mag helemaal niet prive worden gebruikt. Een rittenregistratie is dan niet nodig, maar een afwijkende rit moet wel zakelijk te verklaren zijn. Werkgever en werknemer moeten veranderingen direct doorgeven.
• Vereenvoudigde rittenregistratie: mogelijk bij veel zakelijke ritten op een dag, als werkgever en werknemer schriftelijke afspraken maken, privegebruik tijdens werk- en lunchtijd is uitgesloten en de zakelijke adressen uit de administratie van de werkgever blijken.
• Doorlopend afwisselend gebruik: als twee of meer werknemers een bestelauto door de aard van het werk voortdurend afwisselend gebruiken en privegebruik moeilijk individueel is vast te stellen, kan de werkgever een vaste eindheffing toepassen. In 2026 is dat EUR 451 per bestelauto per jaar.

Een bestelauto ‘staat op de zaak’ is op zichzelf geen regeling. Leg vast wie sleutels en passen gebruikt, hoe privegebruik wordt voorkomen en wie de uitzonderingen controleert.

Btw: woon-werkverkeer telt als prive

Voor de btw moet je aan het einde van het boekjaar corrigeren voor privegebruik als je btw op de auto en autokosten hebt afgetrokken. Met een sluitende administratie kun je de correctie baseren op het werkelijke privegebruik. Daarbij telt woon-werkverkeer als prive.

Heb je onvoldoende gegevens? Dan wordt vaak het forfait gebruikt: 2,7% van de catalogusprijs inclusief btw en bpm. Na vier jaar, of als bij aanschaf geen btw is afgetrokken, kan onder voorwaarden 1,5% gelden. Het forfait is makkelijk, maar niet altijd het voordeligst. Reken daarom uit of registratie van het werkelijke gebruik loont.

Kilometervergoeding voor een priveauto

Gebruikt een werknemer of ondernemer een priveauto voor zakelijke ritten, dan zijn de zakelijke kilometers de basis voor de vergoeding of aftrek. In 2026 mag een werkgever maximaal EUR 0,25 per kilometer onbelast vergoeden. Deze verhoging geldt met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2026.

Leg minimaal datum, vertrek- en aankomstadres, zakelijk doel en aantal kilometers vast. Spreek ook af hoe omwegen, parkeren, tol en declaraties worden behandeld. Een routeplanner kan ondersteunen, maar vervangt de controle niet.

Automatische ritregistratie: handig, maar niet automatisch sluitend

Een gps-systeem voorkomt veel handwerk. Toch blijft controle nodig. Een storing, voertuigwissel, verkeerde bestuurder of vergeten privemodus kan de hele administratie verstoren.

• Koppel ritten aan de juiste bestuurder, zeker bij poolauto’s.
• Laat zakelijke en priveritten eenvoudig classificeren.
• Controleer maandelijks of kilometerstanden aansluiten en of er ritten zonder bestemming zijn.
• Bewaar correcties met reden, datum en gebruiker. Overschrijven zonder spoor maakt bewijs zwakker.
• Gebruik bij voorkeur een systeem met het Keurmerk RitRegistratieSystemen. De Belastingdienst gaat dan uit van een sluitende registratie, maar kan het zakelijke of privekarakter van ritten nog steeds controleren.

Gps-tracking en de AVG

Locatiegegevens zeggen veel over medewerkers. Daarom mag je een voertuig niet onbeperkt volgen omdat het technisch kan. Je hebt een duidelijk en gerechtvaardigd doel nodig, zoals planning, beveiliging, rittenregistratie of het aantoonbaar nakomen van afspraken. De verwerking moet noodzakelijk en proportioneel zijn.

• Beschrijf het doel per functie. Gebruik fiscale gegevens niet automatisch voor een heel ander controledoel.
• Informeer medewerkers vooraf over welke gegevens je verzamelt, waarom, wie toegang heeft en hoe lang je ze bewaart.
• Zet tracking buiten werktijd uit of bied een echte privemodus als privegebruik is toegestaan.
• Beperk toegang, beveilig accounts en sluit een verwerkersovereenkomst met de leverancier.
• Vraag de ondernemingsraad om instemming als sprake is van een personeelsvolgsysteem.
• Beoordeel of een DPIA nodig is. Dat ligt voor de hand bij structurele of intensieve monitoring met een hoog privacyrisico.

‘De medewerker weet dat er een tracker in zit’ is dus niet genoeg. Transparantie, doelbinding en een werkbare privemodus horen bij de inrichting van het systeem.

Hoe lang bewaar je de gegevens?

Voor de fiscale basisadministratie geldt meestal een bewaartermijn van zeven jaar. Voor bepaalde loonbelastingdocumenten kunnen andere termijnen gelden. Leg daarom per documentsoort vast wat je bewaart en waarom.

De AVG vraagt tegelijk dat je locatiegegevens niet langer bewaart dan nodig. Dat is geen tegenspraak: fiscale ritgegevens kunnen langer nodig zijn dan live gps-details. Bewaar niet automatisch iedere secondepositie zeven jaar als een rittenoverzicht voldoende is.

Een werkbare maandcontrole

• Vergelijk begin- en eindstanden met onderhoud, tank- en laadgegevens;
• Controleer ritten zonder bestuurder, bestemming of classificatie;
• Vraag afwijkingen dezelfde maand uit, niet aan het einde van het jaar;
• Sluit wijzigingen af en bewaar een log van correcties;
• Controleer verklaringen bij voertuigwissel, functiewijziging en uitdiensttreding.